Qu'est ce qu'un bureau de représentation en Belgique ?

1. NOTION

En temps qu'organe de liaison entre un marché et une entreprise éloignée de ce marché, le bureau de représentation est constitué par un local, des moyens de communication, une structure de secrétariat/bureautique et du personnel.

2. CONSEQUENCES

1. Généralités

Tant que ce bureau se cantonne à des activités préparatoires et auxiliaires non constitutives d'un établissement stable (généralement des services d'information et de relations publiques) et que les personnes présentes en Belgique n'ont pas de pouvoirs, la structure n'est pas constitutive d'une succursale ni au sens du droit commercial ou comptable, ni en matière d'impôt sur les revenus. Il n'y a donc pas lieu de tenir une comptabilité en Belgique, ni de se faire inscrire dans un registre de commerce ni de rentrer en Belgique une déclaration à l'impôt des non résidents.

2. Statut du personnel

A partir du 1er avril 2007, tout employeur, préposé ou mandataire doit, préalablement à l'occupation d'un travailleur salarié ou d'un travailleur indépendant, détaché sur le territoire belge, effectuer une déclaration par voie électronique, par fax ou par courrier auprès de l'ONSS (Office National de Sécurité Sociale) ou auprès de l'INASTI (Institut National d'Assurances Sociales pour Travailleurs Indépendants) selon le cas (articles 137 à 167 de la loi-programme du 27 décembre 2006).

En outre, si le personnel détaché dans ce bureau relève du droit social belge, le bureau de représentation n'étant pas une entité juridique distincte, la société française doit se faire immatriculer à l'ONSS (Office National de Sécurité Sociale). Lorsqu'elle remet à l'ONSS son formulaire de demande d'immatriculation en tant qu'employeur, la société française doit élire domicile chez une personne physique ou morale établie en Belgique chez qui arrivera tout courrier.

3. Représentant T.V.A.

Si le bureau constitue un établissement stable en Belgique, il a l'obligation de se faire enregistrer à la TVA. L'Administration considère qu'un assujetti possède un établissement stable dans le pays lorsque les trois conditions suivantes sont réunies :

a) l'assujetti a dans le pays un siège de direction, une succursale, une fabrique, une usine, un atelier, une agence, un magasin, un bureau, un laboratoire, un comptoir d'achat ou de vente, un dépôt, ou toute autre installation fixe, à l'exclusion des chantiers de travaux (2) ;

b) l'établissement visé au a) est géré par une personne apte à engager l'assujetti envers les fournisseurs et les clients ;

c) l'établissement visé au a) effectue de manière régulière des opérations visés par le Code de la TVA : livraisons de biens ou prestations de services (3).

S'il y a un établissement stable en Belgique, ce bureau devra se faire attribuer un numéro de T.V.A s'il effectue en Belgique des opérations visées par le Code de la TVA (par exemple des livraisons à des clients belges de commandes passées en France et livrées au départ d'un stock situé en Belgique). Si le bureau ne constitue pas un établissement stable en Belgique, un enregistrement à la TVA ne serait en principe possible que dans le cas où le bureau devrait acquitter la TVA belge. Dans ce cas, il a le choix entre l'enregistrement direct ou l'enregistrement par lequel il fait agréer un représentant responsable.Un enregistrement ne serait pas nécessaire dans par exemple les cas suivants :

- Lorsqu'un assujetti non établi en Belgique effectue une livraison de biens ou une prestation de services auprès d'un cocontractant établi en Belgique qui est tenu au dépôt d'une déclaration périodique

- ou auprès d'un cocontractant n'étant pas établi en Belgique, qui est enregistré pour la TVA via un représentant responsable individuel (report de perception généralisé) ; certaines livraisons de biens ne provenant pas de Belgique, de certaines opérations triangulaires (régime simplifié) ; consignations en Belgique par un consignant établi à l'étranger ou d'envoi de stock en Belgique ; envoi de biens à vue ou à l'essai en Belgique. Toutefois, si la TVA relatives à des opérations à l'entrée atteignent ou dépassent 10.000 € par an, un enregistrement pourrait être demandé par tout assujetti établi dans l'Union Européenne. L'opportunité de cette possibilité dépend des activités de l'assujetti.

Lorsque l'assujetti français n'a pas de numéro de T.V.A. belge, il ne peut récupérer la T.V.A. belge que sur demande expresse à introduire auprès du service remboursement du Bureau Central pour Assujettis Etrangers en vertu d'une procédure de récupération prévue dans la 8ième Directive Européenne en matière de TVA (Tour Sablon, 7, Rue Stevens à 1000 Bruxelles. Tél. : 32 2 552 59 77).

Chambre de Commerce Française en Belgique - Avenue des Arts, 8 - B-1210 Bruxelles -