1. LES OBLIGATIONS COMPTABLES
La comptabilité des S.A., S.P.R.L. et S.C.R.L. doit être tenue en partie double. Un livre d'inventaire doit également être tenu sans plus de formalités actuellement.
Il n'existe pas un logiciel comptable officiel. La société doit utiliser un plan comptable minimum normalisé.
Les règles d'évaluation doivent être arrêtées par l'organe de gestion au plus tard lors de la première clôture bilantaire. Des modifications peuvent y être apportées ultérieurement.
Les comptes annuels (après répartition) sont publiés par dépôt à la Centrale des Bilans (sous forme abrégée pour les PME c'est-à-dire les sociétés ne dépassant pas plus d'une des limites suivantes : chiffre d'affaires annuel HTVA de 7.300.000,00 €, total bilantaire de 3.650.000,00 €, 50 personnes employées), dans les 30 jours de leur approbation par l'assemblée générale des actionnaires.
Toutes les pièces justificatives et livres comptables doivent être conservés pendant 10 ans.
2. LES OBLIGATIONS FISCALES
1. La TVA
1.1. Assujettissement/Immatriculation
Lorsqu'une société de droit belge envisage de réaliser sur le territoire belge des activités économiques de livraisons de biens et de prestations de services, elle doit s'assujettir à la TVA.
Certaines activités sont cependant exclues du champ d'application de la TVA, notamment :
- notaires, avocats, huissiers, médecins, dentistes, etc ;
- l'enseignement scolaire, le recyclage professionnel, etc ;
- la location de biens immeubles ;
- les opérations d'assurance, de crédit.
L'assujetti doit remplir une déclaration de commencement d'activité à laquelle est jointe une preuve de l'inscription à la Banque Carrefour des Entreprises ainsi qu'une expédition de l'acte de constitution.
1.2. Taux de TVA
Trois taux :
6 % (biens alimentaires, végétaux) ;
12 % (cas limités : margarine, certains combustibles) ;
21 % (taux par défaut).
1.3. Déclaration de TVA
Principe : déclaration mensuelle sur des formulaires ad hoc (à remettre le 20 du mois suivant).
Si le chiffre d'affaires annuel hors TVA ne dépasse pas 1.000.000,00 €---> possibilité de déclaration trimestrielle (à remettre le 20 du mois qui suit le trimestre).
1.4. Paiement de la TVA
La TVA doit être payée dans le même délai que la déclaration qui s'y rapporte.
La TVA est de plus payable par acompte mensuel (en cas de déclaration trimestrielle), le 20 de chaque mois (double acompte à prévoir en décembre).
1.5. Récupération de la TVA
La TVA est récupérable si l'assujetti détient une facture formellement en ordre.
- La TVA sur les frais de voiture est récupérable à concurrence de 50 %.
- La TVA sur les frais d'hôtel et de restaurant n'est pas récupérable sauf s'il s'agit de frais consentis par des membres du personnel en mission en dehors de l'entreprise pour effectuer une livraison de biens ou une prestation de services.
- La TVA sur les frais de réception n'est pas récupérable.
- La TVA sur les cadeaux (sauf si cadeaux de faible valeur : - de 50,00 €) (à partir du 01.01.2002) : n'est pas récupérable.
- La TVA sur les biens d'investissement est récupérée en une fois mais si le bien d'investissement sort du champ de la TVA avant 5 ou 15 ans, un mécanisme est prévu pour rembourser une partie de la TVA récupérée.
2. L'impôt des sociétés
Les aspects transnationaux impliquent généralement des risques de double imposition que les conventions visent à prévenir ou à réduire. La Belgique compte à ce jour plus de 80 conventions en vigueur.
2.1. Base Imposable
Elle résulte en premier lieu de l'addition des éléments suivants :
a) Les bénéfices réservés (c'est-à-dire le résultat comptable affecté en réserves - sauf en réserves immunisées - ou en bénéfice reporté).
N.B. Les dividendes encaissés, les plus-values réalisées sur actions, les plus-values réalisées lors de la vente d'actifs détenus depuis au moins cinq ans, les plus-values de réévaluation bénéficient soit de régime d'exonération, soit d'étalement de la taxation.
b) Les dépenses non admises : il s'agit de certaines charges comptables qui ne sont pas admises fiscalement.
Exemples : l'impôt des sociétés lui-même, les amendes, 50 % des frais de représentation (réception, cadeaux d'affaires, hormis les frais exposés à l'étranger), 31 % des frais de restaurant, 25 % des frais de voiture (à l'exception des frais de carburant et des intérêts de financement qui sont déductibles à 100 % et des frais exposés à l'étranger), 100 % des frais de vêtements sauf s'il s'agit de vêtements spécifiques, les intérêts de financement considérés comme "anormaux" (dépassement de certaines limites), les réductions de valeur et moins-values sur actions, etc.
c) Les dividendes distribués par la société.
Des éléments du point ci-dessus, il faut ensuite retirer :
a) les dividendes encaissés dans certaines conditions ;
b) Les pertes fiscales antérieures (pertes réalisées au cours des exercices précédents) ;
c) Les déductions pour investissements (déductions liées aux investissements neufs) ;
d) Les déductions d'intérêts notionnels
Ce dernier mécanisme permet de déduire de la base imposable une charge constituée d'un intérêt fictif (dit « notionnel » - 3,78 % pour l'exercice d'imposition 2008) calculé en fonction de la valeur des fonds propres « corrigés ». Plus les fonds propres seront importants, plus la déduction sera conséquente, réduisant ainsi le taux d'imposition effectif. Celui-ci est estimé en moyenne à 26%.
Pour une simulation de calcul des intérets notionnels, un outil à votre disposition.
2.2. Taux d'imposition des sociétés
Taux de base : 33,99 % (33 % + 3 % de cotisation de crise)
Taux réduit : lorsque la base imposable n'excède pas 322.500,00 € et suivant le respect des conditions reprises ci-après, le tarif progressif suivant s'applique :
- tranche de 0 à 25.000,00 € : 24,98 % (24,25 % + 3 %)
- tranche de 25.000,00 € à 90.000,00 € : 31,93 % (31 % + 3 %)
- tranche de 90.000,00 € à 322.500,00 € : 35,54 % (34,5 % + 3 %)
a) Conditions à réunir par la société pour bénéficier du taux réduit :
- Elle ne doit pas être considérée comme une société "financière" (c'est-à-dire qu'elle ne peut détenir d'actions dans certaines proportions) ;
- Son capital social doit être détenu par des personnes physiques pour au moins 50% ;
- Elle ne doit pas distribuer de dividendes pour un montant supérieur à 13 % de son capital libéré ;
- Elle doit allouer une rémunération à ses dirigeants pour un montant d'au moins 36.000,00 € à charge du résultat ou, si la rémunération est inférieure à 36.000,00 €, pour un montant au moins égal à la base imposable;
- Elle ne peut pas faire partie d'un groupe ayant un centre de coordination en Belgique.
b) N.B.
Si l'impôt n'est pas couvert par des versements anticipés (effectués au gré de la société à raison de quarts trimestriels au cours de la période imposable), il est majoré de 2,25 %. Si le montant n'atteint pas 1% de l'impôt qui sert de base à son calcul ou 40 euros, aucune majoration n'est due.
Les retenues à la source subies par la société sur ses revenus mobiliers (intérêts sur placements de trésorerie, etc.) sont considérées comme un acompte sur son impôt.
En cas de paiement de dividendes par la société, une retenue à la source de 25 % est effectuée (15 % si les dividendes sont distribués à des actions nominatives émises lors d'une augmentation de capital en numéraire à partir du 1/1/1994). Ce taux est ramené à 0 % dans le cadre de la directive "mère filiale" ainsi que pour les distributions de dividendes à des actionnaires (conditions de détention minimale) résidant hors UE mais dans un pays avec lequel la Belgique a conclu une convention préventive de double imposition prévoyant un échange de renseignements.
En cas de paiement d'intérêts par la société à une personne physique (ou à une société autre qu'une banque), une retenue à la source de 15 % est en principe due.
2.3. Mesures de contrôle des rémunérations et honoraires
Les rémunérations payées aux dirigeants et membres du personnel ainsi que les honoraires doivent être chaque année communiqués par ceux qui les paient, sous forme nominative, à l'administration fiscale belge aux fins de vérifications de la déclaration de ces sommes par leurs bénéficiaires.
Les manquements à ces obligations exposent ceux qui les paient au paiement d'une cotisation spéciale égale au triple des sommes non renseignées.
3. LES OBLIGATION SOCIALES
1. Pour la succursale ou filiale
1.1. Cotisations
Le total du bilan tel qu'il figure dans les comptes déposés à la Banque Nationale de Belgique (BNB) détermine le montant de la cotisation à charge des sociétés. Les cotisations pour 2006 sont les suivantes :
Le total du bilan < ou = 641.556,65 € La cotisation à charge des sociétés = 347,50 €
Le total du bilan > 641.556,65 € La cotisation à charge des sociétés = 868 €.
1.2. Exonérations
Une société créée après le 1er janvier 1991 peut obtenir une dispense temporaire du paiement de la cotisation annuelle pendant les trois premières années de son existence (à partir de l'année au cours de laquelle elle acquiert la personnalité juridique).
Conditions :
- Il doit s'agir d'une société de personnes, c'est à dire toutes les sociétés sauf les SA, les SCA et les formes juridiques étrangères analogues ;
- La société doit être inscrite comme entreprise de commerce dans la Banque carrefour des Entreprises ;
- Le(s) gérant(s) et la majorité des associés actifs qui ne sont pas gérants, ne peuvent pas avoir été travailleurs indépendants en Belgique (même à titre complémentaire, aidant ...) pendant plus de trois ans durant la période de dix ans précédant la date à laquelle la société acquiert la personnalité juridique.
2. Pour le(s) gérant(s)
1.1. Cotisations
En Belgique, les gérants de SPRL ne sont pas des salariés de leur société ; ils sont tenus de s'affilier à une caisse d'assurance sociale pour indépendants. Les versements sont trimestriels et sont variables en fonction des revenus professionnels.
Les trois premières années les cotisations sont forfaitaires et s'élèvent à +/- 660 € par trimestre avec une régularisation la troisième année d'activité en fonction des résultats réel de l'entreprise sur la période écoulée. Mais il est parfaitement possible, voire souhaitable de verser une cotisation immédiatement calculée sur le revenu réel.
1.2. Exonérations
- Exonération partielle pour les personnes couvertes en France sous le régime de travailleurs non salariés sur preuve de leur affiliation à une caisse d'assurance maladie pour indépendants ;
- Exonération totale pour les personnes couvertes en France sous leur régime des travailleurs salariés. Ils cotiseront en Belgique au titre de l'exercice d'une activité complémentaire (+/- 85€ par trimestre les premières années d'exercice).
3. Pour le(s) salarié(s)
- La société doit en premier lieu se faire enregistrer auprès de l'Office National de Sécurité Sociale ("ONSS") en tant qu'employeur.
- L'engagement de personnel entraîne des lourdeurs administratives, le recours aux services d'un secrétariat social est recommandé (le coût est relativement peu important – 98 €/mois pour gérer les salaires d'une société de 4 personnes par exemple -).
- Le secteur d'activité dans lequel agit la société détermine la Commission Paritaire dont elle relève, qui détermine à son tour les conditions d'engagement à respecter (rémunérations minimales, nombre d'heures de prestation, etc.).
- Le coût d'un employé est constitué de sa rémunération brute majorée de 34 % de cotisations sociales (40 % pour un ouvrier).
Un budget d'employé se décompose approximativement comme suit :
Cotisations sociales employeur : 34
Rémunération brute employé : 100
Cotisations sociales employé : 13
Imposable employé : 87
Salaire net approximatif : 50 (soit 37% du budget total de 134)
- L'employeur est responsable de retenir les cotisations sociales de l'employé et de les verser à l'organisme de sécurité sociale.
- Lorsqu'une voiture est mise à disposition de l'employé pour ses déplacements privés, une taxe « CO2 » basée sur le taux d'émission en gaz carbonique, avec un minimum de 24,83 € / mois est due par l'employeur.
Pour tout savoir sur la fiscalité des véhicules de sociétés
- Sur la partie de la rémunération imposable, l'employeur doit retenir un précompte professionnel (selon un barème établi chaque année par arrêté royal) et le verser au receveur des contributions. Ce prélèvement se fait lors de chaque paiement de rémunération; il sert d'avance à valoir sur l'impôt annuel de l'employé.
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