Veillez à conserver un justificatif de vos remboursements de frais!

Il arrive qu'un travailleur fasse des frais dans l'exercice de ses fonctions. Se garer dans un parking payant, utiliser le téléphone privé à des fins professionnelles ou encore utiliser sa connexion Internet pour le compte de son employeur n'en sont que quelques exemples.

En tant qu'employeur, vous devez rembourser ces “frais propres à l'employeur” à votre travailleur. Jusqu'à récemment, il incombait à l'ONSS de prouver que ces remboursements de frais correspondaient bien à la réalité. A partir du 1er janvier 2010, la charge de la preuve est inversée. Ce n'est plus l'ONSS mais bien l'employeur qui porte la charge de la preuve.

Les remboursements de frais sont depuis longtemps passés à la loupe lors des contrôles des services d'Inspection. La régularisation de ces indemnités fait d'ailleurs souvent l'objet de montants particulièrement importants. Il n'est donc pas surprenant qu'au fil des années, beaucoup de discussions aient déjà été soulevées. Le renversement de la charge de la preuve était donc assez prévisible.

Le législateur s'est inspiré ici de la réglementation légale existante au niveau fiscal. L'employeur doit non seulement prouver le caractère professionnel des frais, mais il se doit aussi de démontrer la réalité des dépenses. La possibilité de conclure un accord préalable (un « ruling ») avec l'ONSS sur le montant des indemnités de frais forfaitaires n'a pas été prévue. L'ONSS ne tient donc pas compte des éventuels accords passés avec le fisc. Celui qui a un accord avec le fisc ne recevra donc pas automatiquement le blanc-seing de l'ONSS.

C'est donc à vous qu'il incombe, en tant qu'employeur, de démontrer que l'indemnité de frais est bien une indemnité pour des frais réels. Toutes les preuves sont autorisées, sauf la déclaration sur l'honneur.
Si vous êtes donc en possession d'un justificatif pour les indemnités de frais payées par vous, pensez  à le conserver pendant un temps certain dans l'entreprise.

Si la preuve fait défaut, l'ONSS peut, à la demande du service d'inspection compétent, directement  effectuer une déclaration complémentaire. L'ONSS vérifie s'il est réellement question d'une indemnité de frais ou plutôt d'un salaire déguisé. Dans le dernier cas, vous devrez payer des cotisations de sécurité sociale. L'ONSS peut même remonter trois ans en arrière.

Source: HDP & AristA         pour entreprendre today, le 16 avril 2010